Cada lunes a las 8h deberías saber 4 números: cuánto facturaste la semana pasada, cuánto gastaste, qué obras van en verde y qué cobros te están pendientes. Si para responder esto tienes que abrir 3 pestañas y exportar Excel, no tienes dashboard — tienes una hoja de cálculo disfrazada. Aquí está qué KPIs debe mostrar un dashboard financiero real para un reformista, cuáles ignorar y cómo montar el tuyo en menos de 1 hora.
El dashboard "tradicional" del reformista no es un dashboard
Pregunta a 10 reformistas qué dashboard usan para gestionar el negocio. La respuesta más común va a ser una de estas:
- "Tengo un Excel donde apunto las obras." (no es dashboard)
- "Llamo al gestor a final de mes." (no es dashboard)
- "Lo llevo en la cabeza." (no es dashboard)
- "El banco me dice cuánto tengo." (no es dashboard, eso es el saldo)
Un dashboard financiero real tiene 3 propiedades:
- Una sola pantalla — abres y ves todo lo importante en 30 segundos.
- Tiempo real — los números son de hoy, no del mes pasado.
- Accionable — si un número está mal, sabes qué hacer al respecto.
Los 8 KPIs que sí necesita un reformista (y los 12 que no)
Los 8 KPIs que importan
1. Facturado este mes (vs objetivo y vs mismo mes año pasado)
Lo más básico. Te dice si vas a llegar a tu target de facturación mensual. Comparado con el año anterior te dice si creces o decreces.
2. Gastos imputados este mes (por categoría)
Materiales · subcontratas · mano de obra · gastos generales. Te dice si los gastos van en línea con la facturación.
3. Margen real consolidado de obras cerradas este mes
La diferencia entre lo facturado y los costes reales de las obras cerradas en el mes. No es el margen "estimado" del presupuesto — es el margen final con todos los costes imputados.
4. Obras activas con margen verde/amarillo/rojo
Lista de obras en curso con un semáforo. Verde si vas mejor que el presupuesto presentado, amarillo si vas justo (margen estimado al cierre 10-20% inferior al presupuestado), rojo si te estás comiendo el margen (>20% inferior).
5. Cobros pendientes (por antigüedad)
Total que te deben los clientes, segmentado por <30 días, 30-60 días, 60-90 días, >90 días. Los >60 días son los que te van a causar problemas.
6. Deudas con proveedores
Total que debes a proveedores, con fechas de vencimiento. Para saber si tu tesorería aguanta el ritmo.
7. Pipeline de presupuestos abiertos (con probabilidad de cierre)
Cuántos presupuestos has enviado y no se han cerrado, con importe total y probabilidad estimada. Te dice qué facturación tendrás en 2-3 meses si los cierras.
8. Capacidad disponible próximas 4 semanas
Cuántas horas-equipo tienes asignadas a obras vs cuántas tienes capacidad total. Si vas al 100%, no aceptes más obras. Si vas al 50%, necesitas presupuestar más.
Los 12 KPIs que NO necesitas (aunque te los vendan)
- CTR de tu web
- Número de seguidores en redes
- NPS (Net Promoter Score) si tienes menos de 50 clientes/año
- Customer Lifetime Value calculado a 5 años
- Bounce rate de tu página de presupuestos
- Tiempo medio en página
- Análisis de cohortes
- Conversión MQL/SQL (no eres una SaaS B2B)
- Burn rate (no eres startup)
- Ratio LTV/CAC (no eres startup)
- EBITDA detallado por línea de producto (suficiente con margen real)
- Análisis de varianzas por departamento (no tienes departamentos)
Estos KPIs son útiles en otros negocios. Para una empresa de reformas pequeña-mediana son ruido.
Cómo montar tu dashboard en 1 hora
Opción A: con software vertical (ReformAI, recomendado)
- Configura tu objetivo de facturación mensual (5 min).
- Define los semáforos de margen por obra (verde >presupuestado, amarillo -10/-20, rojo <-20) (5 min).
- Activa las alertas (avisar si una obra entra en rojo, si una factura supera los 60 días) (5 min).
- Listo. El dashboard se nutre automáticamente con los datos de presupuestos, tickets, facturas que ya estás introduciendo.
Opción B: con Excel + integraciones manuales (no recomendado, pero posible)
- Crea hoja de cálculo con las 8 métricas en columnas.
- Actualiza manualmente cada lunes con datos de tu software de facturación + Excel de obras + extracto bancario.
- Te llevará 1-2 horas semanales mantener actualizado.
- Funciona pero no es escalable.
Opción C: BI personalizado (Power BI, Looker Studio)
- Conecta tu software de facturación + Excel a Power BI / Looker Studio.
- Diseña las visualizaciones (necesitas conocimientos técnicos o consultor: ~500-2.000€).
- Mantenimiento posterior bajo si las fuentes están bien.
- Para empresas 15+ personas con perfil técnico.
Cómo se usa el dashboard cada semana (rutina del lunes)
- Lunes 8:00: abres el dashboard.
- 30 segundos: revisas los 8 KPIs.
- Si todo verde: cierras y a obra.
- Si alguna obra en rojo: investigas qué partida se ha disparado y decides acción (parar materiales, renegociar con cliente, ajustar alcance).
- Si cobros >60 días subiendo: el equipo administrativo hace llamadas.
- Si pipeline cae: el comercial dedica más tiempo a presupuestos.
La rutina del lunes en total: 15-30 minutos.
El dashboard del operario (distinto del financiero)
El operario en obra no necesita el dashboard financiero. Necesita un dashboard operativo:
- Qué obra hace hoy.
- Qué partidas tiene que terminar esta semana.
- Qué materiales tienen que llegar.
- Notas y fotos del jefe de obra.
Software como ReformAI tiene ambos: el dashboard financiero en escritorio para el dueño, y el dashboard operativo en móvil para el operario.
Tu dashboard del lunes, sin Excel
ReformAI tiene el dashboard configurado por defecto con los 8 KPIs que necesitas. Pruebalo gratis con tus obras reales y mira la diferencia.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos KPIs son demasiados en un dashboard de reformas?
Más de 10-12 es demasiado. Si necesitas scroll para verlo todo, no es un dashboard, es un informe. Los 8 KPIs descritos cubren el 90% de las decisiones que toma un reformista cada semana.
¿Cada cuánto debo revisar el dashboard?
Cada lunes a primera hora, 15-30 minutos. Si hay alertas activas (obra en rojo, cobro vencido), revisas el día que se disparan. Revisión diaria del dashboard completo es ansiedad, no gestión.
¿El dashboard sirve si tengo solo 2-3 obras a la vez?
Sí, aunque más simplificado. La parte de pipeline y capacidad disponible es menos crítica con pocos proyectos. Sigue siendo útil para ver margen real, cobros pendientes y proyección.
¿Vale la pena un BI tipo Power BI para un reformista?
Solo en empresas 15+ personas con perfil técnico o presupuesto para consultor. Para empresas más pequeñas, el dashboard incluido en un vertical (ReformAI, Holded) es suficiente y no requiere mantenimiento.
¿El dashboard se conecta con mi banco?
Depende del software. Holded sincroniza con la mayoría de bancos españoles automáticamente. ReformAI no tiene conexión bancaria directa (es complemento operativo). La combinación más usada: ReformAI para operativa + Holded para conexión bancaria.
¿Mi gestoría también puede ver mi dashboard?
Sí, la mayoría de plataformas permiten acceso de lectura a tu gestoria. Es práctico para que ella vea facturas, gastos y pagos sin enviárselos manualmente.