El presupuesto firmado tiene que convertirse en factura sin re-teclear nada. Cuando el cliente pide cambios a mitad de obra (ocurre el 80% de las veces), necesitas factura rectificativa sin abrir otra herramienta. Y el IVA tiene que ser el correcto (10% en vivienda principal cumpliendo requisitos, 21% en el resto) sin tener que recordarlo cada vez. Aquí está cómo funciona la facturación de una empresa de reformas en 2026 y por qué Holded + Excel sigue siendo la peor combinación.
El problema: facturación desconectada del presupuesto
El flujo típico hoy en una empresa de reformas mediana:
- Presupuesto hecho en Excel o en Tolteck.
- Cliente firma.
- Obra empieza. Hay cambios — algunos facturables, otros no.
- A mitad de obra hay que emitir factura por hito (anticipo, primera certificación, etc.).
- Alguien (el dueño, la administrativa) abre otra herramienta (Holded, FacturaDirecta, Sage) y re-teclea la factura desde el presupuesto.
- El cliente pide cambios. Factura rectificativa: vuelve a re-teclear con el nuevo cálculo.
- IVA aplicado: ¿es 10% o 21%? Toca abrir manual o llamar al gestor.
- Factura emitida. Datos del presupuesto + datos de la factura están en sistemas distintos. Para saber qué facturaste de cada obra, exportas Excel.
Resultado: pierdes 4-6 horas/mes en re-teclear datos, hay errores de transcripción, y el control de qué te queda por facturar de cada obra requiere abrir 3 herramientas.
Lo que tiene que hacer la facturación de una empresa de reformas en 2026
1. Convertir presupuesto en factura sin re-teclear
Si tienes el presupuesto en el sistema, generar la factura debería ser 1 clic ("emitir factura desde este presupuesto"). El sistema rellena automáticamente: cliente, conceptos, importes, IVA aplicable.
2. Facturación por hitos (no por obra completa)
Reformas medianas/grandes se facturan en 3-5 hitos: anticipo (20-30%), primera certificación (25%), segunda certificación (25%), fin de obra (15-20%), retención (5% a 30 días). El sistema debe permitir emitir cada factura por hito conservando la trazabilidad con el presupuesto total.
3. Factura rectificativa con conexión al original
Cuando el cliente pide modificaciones que cambian importe ya facturado, la rectificativa tiene que vincularse a la factura original. Esto no es opcional — la AEAT lo exige para auditoría.
4. IVA diferencial automático (10% / 21% / 4%)
El IVA en reformas no es una sola tasa. El sistema debe saber cuándo aplicar cada uno:
- 10%: reformas de vivienda principal con materiales aportados por reformista > 40% del total, vivienda construida más de 2 años antes, particular no propietario empresarial.
- 21%: locales comerciales, segundas viviendas, vivienda principal con materiales del cliente, particular profesional/empresa.
- 4%: obras de accesibilidad para personas con discapacidad cumpliendo requisitos.
Sin esta lógica automática, aplicas el IVA equivocado, te encuentras con sanciones de Hacienda años después.
5. Retenciones (IRPF profesional)
Si facturas a particular: sin retención. Si facturas a empresa/profesional, retención del 7% IRPF aplicable a la factura. El sistema lo aplica automáticamente según tipo de cliente.
6. Facturación electrónica (Facturae) para clientes que lo requieran
Desde 2024 cada vez más empresas españolas exigen factura electrónica formato Facturae 3.2 o equivalente. El sistema debe generarla cuando se necesita.
Opciones de software de facturación para reformas en 2026
Verticales que incluyen facturación
ReformAI (facturación integrada)
Precio: incluido en plan pro (49€/mes).
Pros: presupuesto → factura sin re-teclear. Hitos automáticos. Rectificativa vinculada. IVA diferencial automático. Retenciones IRPF.
Contras: no genera modelos AEAT directamente (303, 130). Se complementa con gestoría o Holded.
Para quién: PYMES de reformas que quieren operativa unificada presupuesto-obra-factura.
Tolteck
Precio: desde 40€/mes.
Pros: presupuesto + factura en una sola plataforma.
Contras: orientado a Francia/Bélgica originalmente, soporte IVA español más limitado.
Para quién: empresas que ya usan Tolteck para presupuestos.
Software dedicado de facturación
Holded
Precio: desde 29€/mes.
Pros: facturación electrónica Facturae completa. Modelos AEAT automáticos. Conexión bancaria. Contabilidad integrada.
Contras: no genera factura desde presupuesto de obra por partidas. Re-tecleo manual desde tu presupuesto.
Para quién: complemento contable de un vertical reformas (combinación ReformAI + Holded).
FacturaDirecta
Precio: desde 5€/mes.
Pros: muy barato, simple, factura electrónica.
Contras: muy básico, sin facturación por hitos, sin IVA diferencial automático.
Para quién: autónomos solos con pocas facturas/mes.
Sage 50cloud
Precio: desde 60€/mes.
Pros: contabilidad y facturación de nivel profesional. Conexión gestorias.
Contras: complejo. No vertical reformas.
Para quién: PYMES 15+ personas con gestoría interna o requisitos contables avanzados.
Anfix
Precio: desde 11€/mes.
Pros: facturación + contabilidad ligera. Buen OCR.
Contras: orientado a freelancers más que empresas con obra.
Para quién: profesionales individuales.
Las 4 piezas críticas para reformas que muchos sistemas no tienen
- Facturación por hitos vinculada al presupuesto: solo verticales (ReformAI) y algunos cloud (Sage 50cloud bien configurado).
- IVA diferencial 10% / 21% automático: solo verticales y algunos genéricos con plantillas configuradas.
- Retenciones IRPF a particulares vs empresas: la mayoría lo gestiona, pero hay que configurarlo bien.
- Trazabilidad presupuesto-factura: solo verticales y algunos ERP grandes.
El stack realista para una empresa de reformas en 2026
| Tamaño | Stack recomendado | Coste/mes |
|---|---|---|
| Autónomo solo <30 facturas/mes | ReformAI free + FacturaDirecta | 5€ |
| Autónomo activo | ReformAI pro | 49€ |
| Empresa 2-15 personas | ReformAI pro + Holded basic (para conexión gestoria) | 78€ |
| PYME 15-30 personas | ReformAI pro + Holded standard | ~120€ |
| PYME 30+ con gestoría interna | ReformAI pro + Sage 50cloud | ~110€ |
Del presupuesto a la factura sin re-teclear
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es el flujo correcto presupuesto → factura en una reforma?
Presupuesto firmado → al menos 1 hito de anticipo (20-30%) → certificaciones intermedias (25% cada una) → factura final (15-20%) → retención opcional (5% a 30 días). Todo vinculado al mismo presupuesto original.
¿Cuándo se aplica IVA 10% en reformas?
En reformas de vivienda principal cumpliendo: vivienda construida hace más de 2 años, particular no usa como actividad económica, materiales aportados por reformista > 40% del coste total. Si no se cumplen todos, aplica el 21%.
¿Se puede pasar de Holded a ReformAI para facturación?
Sí. Migras facturación operativa (presupuestos → factura) a ReformAI. Mantienes Holded para conexión bancaria, contabilidad formal y modelos AEAT. La combinación es el setup más usado.
¿La factura electrónica es obligatoria para reformas en 2026?
Para clientes particulares no es obligatoria (factura PDF vale). Para clientes empresa o profesionales, cada vez más empresas la exigen contractualmente. Desde 2025 hay un calendario de obligatoriedad progresiva por tamaño de empresa.
¿Cómo se gestionan las retenciones IRPF al particular?
A particular no aplican retenciones IRPF (solo a profesional/empresa). Pero el particular sí debe declarar el gasto en su IRPF anual si lo deduce (vivienda principal, etc.).
¿Qué pasa si emito una factura con IVA equivocado?
Hay que emitir factura rectificativa con el IVA correcto antes de que pase el ejercicio fiscal. Si lo detecta Hacienda en inspección, sanción mínima de 200€ por factura + intereses. Por eso es crítico que el sistema aplique automáticamente el IVA correcto.