Te ha pasado: empiezas la obra, y a los 3 días te das cuenta de que falta un permiso, no has pedido el contenedor, o el cliente no ha firmado nada. Este checklist te ahorra sorpresas — y dinero.
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Los 15 pasos antes de empezar cualquier obra
Llevo años viendo cómo autónomos con las manos de oro pierden dinero por las mismas razones. No porque no sepan hacer su trabajo. Sino porque se saltan pasos que parecen obvios — hasta que te explotan en la cara.
Esta checklist no es teoría. Son los 15 puntos que separan una obra rentable de un desastre con nombre y apellidos. Imprímela. Guárdala en el móvil. Repásala antes de cada obra. Siempre.
ANTES DE ACEPTAR LA OBRA
☐ 1. Visita técnica con mediciones y fotos
Nunca — repito, nunca — presupuestes de memoria. Da igual que sea un baño pequeño o que el cliente te diga "es poca cosa". Vas a la obra, mides, haces fotos de todo y apuntas lo que ves. Humedades, estado de las instalaciones, acceso para materiales. Ese cuarto de hora te va a ahorrar presupuestos equivocados y discusiones. La memoria engaña. El metro y la cámara, no.
☐ 2. Presupuesto detallado por partidas, firmado por el cliente
Nada de "te queda en 12.000". Presupuesto con cada partida desglosada: demolición, albañilería, fontanería, electricidad, materiales, mano de obra. Con precios. Con IVA. Y firmado. Sin firma no hay presupuesto — hay una conversación. Usa nuestra plantilla de presupuesto profesional para no dejarte nada.
☐ 3. Condiciones claras: plazo, pago por fases, penalizaciones
Antes de empezar, el cliente tiene que saber: cuánto dura la obra, cuándo paga y qué pasa si hay retrasos (por tu parte o por la suya). Si el cliente cambia el alcance a mitad de obra, eso también se presupuesta y se firma aparte. Sin condiciones claras, cada obra es una ruleta rusa. Más sobre qué debe incluir un presupuesto de obra.
☐ 4. Verificar si necesita licencia de obra (menor o mayor)
Vas a cambiar la distribución? Tocar la fachada? Abrir huecos? Entonces necesitas licencia. Y si es el cliente quien la tiene que solicitar, asegúrate de que lo ha hecho antes de que tú pongas un pie en esa obra. Si no, el que para la obra eres tú, y el que pierde dinero, también. Consulta la guía de licencias y permisos para saber exactamente qué necesitas.
☐ 5. Comprobar si hay amianto, plomo o estructura afectada
Edificio anterior a 1990? Mira bien. Las tuberías de plomo, el fibrocemento con amianto en bajantes o tejados y los forjados debilitados no se ven a primera vista. Pero si te encuentras amianto a mitad de demolición sin haberlo previsto, la obra se para, hay que llamar a una empresa especializada y el presupuesto se va al doble. Pregunta al cliente por la antigüedad del edificio. Si hay dudas, pide una inspección previa.
ANTES DE EMPEZAR LA OBRA
☐ 6. Solicitar licencia o comunicación previa al ayuntamiento
Si el paso 4 determinó que hace falta licencia, este es el momento. Comunicación previa para reformas sin cambios estructurales (1-2 días de trámite). Licencia de obra menor o mayor si se toca estructura o fachada (2-8 semanas). No arranques sin el papel. Las multas van de 600 a 6.000 euros, y la obligación de parar la obra es inmediata.
☐ 7. Contratar seguro de responsabilidad civil
Si no tienes seguro de RC, contrátalo antes de pisar la obra. Si ya lo tienes, comprueba que cubre el tipo de trabajo que vas a hacer y que está vigente. Un daño en la vivienda del vecino de abajo por una tubería mal conectada te puede costar más que todo lo que factures ese trimestre. El seguro de RC para autónomos de la construcción cuesta entre 300 y 800 euros al año. No es negociable.
☐ 8. Reservar contenedor de escombros
Si hay demolición, necesitas contenedor. Y el contenedor necesita permiso de ocupación de vía pública si va en la calle. Llama a la empresa de contenedores con al menos una semana de antelación. Si no lo haces, el primer día de obra tendrás sacos de escombro apilados en el portal y un presidente de comunidad llamándote por teléfono. No es el mejor comienzo.
☐ 9. Confirmar fecha con todos los oficios
Electricista confirmado? Fontanero disponible? El que pone el suelo sabe que entra la semana 3? Confirma con todos antes de dar fecha de inicio al cliente. No hay nada peor que tener la obra parada 4 días porque el electricista tiene otra obra y no te lo ha dicho. Una llamada a tiempo te evita retrasos y excusas incómodas.
☐ 10. Pedir señal o primer pago según contrato
Antes de comprar materiales, antes de reservar el contenedor, antes de mover un dedo: cobra la señal. Entre el 20% y el 30% del total es lo estándar en el sector. Si el cliente se resiste a dar una señal, es una señal — pero de las malas. El profesional que empieza obras sin cobrar un euro por adelantado tiene un nombre: valiente. Y otro: pobre.
DURANTE LA OBRA
☐ 11. Fotos del estado inicial antes de demoler nada
Antes de dar el primer martillazo, saca fotos de todo. Paredes, suelos, techos, instalaciones visibles, carpintería, ventanas. Fotos generales y fotos de detalle. Si luego el cliente dice que "esa grieta no estaba" o "el suelo del pasillo ya estaba bien", tienes las pruebas. Sin fotos, es tu palabra contra la suya. Con fotos, es un hecho documentado.
☐ 12. Fotos de instalaciones ocultas antes de cerrar
Este paso es oro. Antes de alicatar, antes de cerrar con pladur, antes de echar el mortero: fotografía todas las instalaciones que van a quedar ocultas. Tuberías de agua, desagües, cableado eléctrico, cajas de derivación. Esas fotos te servirán si hay una fuga dentro de 6 meses y hay que saber exactamente por dónde pasan las tuberías sin romper media pared.
☐ 13. Comunicación semanal con el cliente por escrito
No basta con hablar. Lo que no queda por escrito, no existe. Un mensaje semanal al cliente — por WhatsApp, email o la plataforma que uses — con el avance de la obra, fotos y próximos pasos. Si el cliente pide un cambio, que lo pida por escrito y tú confirma por escrito el sobrecoste y el nuevo plazo. Cuando surgen problemas, el historial de mensajes te salva.
☐ 14. Control de horas y materiales para tu margen real
Sabes cuánto has presupuestado. Pero, sabes cuánto estás gastando realmente? Apunta las horas de cada oficio y el coste real de los materiales comprados. Muchos reformistas descubren al final de la obra que su margen real es la mitad de lo que pensaban. Porque no controlan. Calcula tus márgenes con la guía de cuánto cobrar por reforma.
☐ 15. Cierre formal: acta de fin de obra y factura final
La obra no termina cuando recoges las herramientas. Termina cuando el cliente firma un acta de recepción conforme (o con observaciones que te comprometes a resolver), tú emites la factura final y cobras el último pago. Sin ese cierre formal, la obra queda "abierta" indefinidamente. Y un cliente que no ha firmado la recepción es un cliente que puede reclamarte lo que quiera, cuando quiera.
El error número 1: empezar sin presupuesto firmado
Lo has hecho. Lo sé porque lo hemos hecho todos alguna vez.
"Empieza que ya te firmo."
Y empiezas. Porque conoces al cliente, porque te cae bien, porque llevas 3 días sin obra y necesitas facturar. Empiezas sin firma. Y al final: ni firma, ni paga lo que habíais hablado.
El presupuesto firmado no es burocracia. Es tu protección. Es el documento que dice exactamente qué vas a hacer, cuánto cuesta y cuándo se paga. Sin él, todo es interpretable. Y cuando algo es interpretable, siempre se interpreta en tu contra.
No importa si es tu cuñado. No importa si es un cliente de toda la vida. Sin firma, no hay obra. Punto.
Aprende a hacer presupuestos que se firman — presupuestos profesionales que inspiran confianza y cierran obras. Y si quieres explorar más recursos prácticos, visita nuestras guías para profesionales de la reforma.
¿Y si el presupuesto del paso 2 lo hicieras en 2 minutos?
Foto de la obra + descripción con tus palabras = PDF profesional listo para firmar.
El cliente recibe el presupuesto antes de que salgas de la obra.
Sin compromiso. Sin Excel. Sin perder el tiempo.
Descarga esta checklist
Guarda esta página o compártela con tu equipo. Mándasela a tu electricista, a tu fontanero, al chaval que acaba de empezar contigo. Los 15 pasos son los mismos para cualquier obra — grande o pequeña.
Y si quieres una versión que se rellena automáticamente con los datos de cada obra — mediciones, partidas, precios de materiales, condiciones de pago — prueba ReformAI. Haces la foto, describes la obra, y la checklist se convierte en un presupuesto profesional listo para firmar.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio tener seguro de responsabilidad civil para hacer reformas?
Sí, técnicamente es obligatorio para cualquier autónomo o empresa que realice trabajos de construcción y reforma. El seguro de responsabilidad civil cubre daños a terceros — por ejemplo, una filtración que afecte al vecino de abajo o un accidente en la obra. Sin seguro, respondes con tu patrimonio personal. El coste oscila entre 300 y 800 euros al año, dependiendo del volumen de facturación y el tipo de trabajos que realices.
¿Qué pasa si empiezo una obra sin licencia?
Te arriesgas a una multa de entre 600 y 6.000 euros para infracciones leves (obras sin comunicación previa), y hasta 30.000 euros para infracciones graves (obras sin licencia que afectan a estructura o fachada). Además, el ayuntamiento puede ordenar la paralización inmediata de la obra y, en los peores casos, exigir que devuelvas el inmueble a su estado original. Eso significa demoler lo que has construido — a tu costa o la del cliente, según el contrato.
¿Debo pedir señal antes de empezar la obra?
Sí, siempre. Entre el 20% y el 30% del presupuesto total es lo estándar en el sector. La señal sirve para cubrir la compra de materiales y reservar tu agenda. Un cliente que no quiere dar señal es un cliente que probablemente te dará problemas de cobro más adelante. Inclúyelo como condición en tu presupuesto y no hagas excepciones.
¿Cómo gestiono cambios que pide el cliente durante la obra?
Por escrito. Siempre. El cliente quiere mover un enchufe, cambiar el color del alicatado o añadir un punto de luz? Perfecto. Le mandas un mensaje o email con la descripción del cambio, el sobrecoste y el impacto en el plazo. Cuando lo confirme por escrito, lo ejecutas. Si lo haces de palabra, luego negará que el cambio costara más o dirá que "no era para tanto". El historial de mensajes es tu mejor aliado.
¿Cuántas fotos debería hacer antes de empezar una obra?
Todas las que puedas. Literalmente. Haz fotos generales de cada estancia (las 4 paredes, el suelo y el techo), fotos de detalle de cualquier desperfecto existente (grietas, manchas, desconchados), fotos de las instalaciones visibles y fotos del acceso al edificio. Un mínimo de 20-30 fotos para una reforma de baño, 50-100 para una reforma integral. Almacénalas con la fecha y el nombre del cliente. Te costarán 5 minutos y te pueden ahorrar miles de euros en reclamaciones.