Confundes presupuesto con factura. No sabes si poner IVA al 10 % o al 21 %. Y cuando el cliente te pide "algo por escrito", abres el WhatsApp. Si esto te suena, esta guía es para ti.
Presupuesto vs. factura: no son lo mismo
Rubén envía lo mismo antes y después de la obra. Un papel con los trabajos, el precio y su número de teléfono. Le llama "presupuesto-factura". Ese documento no existe. Y si Hacienda le pide explicaciones, va a tener un problema.
La diferencia es simple:
- Presupuesto: lo que va a costar. Se envía antes de empezar. No tiene valor fiscal. Es una propuesta comercial.
- Factura: lo que has cobrado. Se emite después de terminar (o en pagos parciales). Tiene valor fiscal y legal. Es obligatoria.
| Concepto | Presupuesto | Factura |
|---|---|---|
| Cuándo se emite | Antes de la obra | Después de la obra (o parcialmente) |
| Obligatorio | No (pero muy recomendable) | Sí, siempre |
| Valor fiscal | Ninguno | Total — Hacienda lo exige |
| IVA / IRPF | Se indica como referencia | Obligatorio desglosar |
| Numeración | Libre | Correlativa obligatoria |
| Si no lo haces | Pierdes profesionalidad | Multa de Hacienda |
Si aún no tienes un presupuesto profesional, empieza por ahí. Pero no confundas uno con otro.
Qué debe incluir una factura de reforma
Una factura de reforma tiene que cumplir los requisitos del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012). No es opcional. Si falta alguno de estos datos, la factura no es válida y no podrás deducir el IVA ni justificar el ingreso ante Hacienda.
Esto es lo que tiene que aparecer:
- Tus datos como emisor: nombre completo o razón social, NIF, dirección fiscal, y si eres autónomo, tu número de colegiado o registro si aplica.
- Datos del cliente: nombre completo o razón social, NIF y dirección. Sí, también si es un particular.
- Número de factura: correlativo y sin saltos. Si tu última factura es la 2026-047, la siguiente es la 2026-048. No puedes inventar números ni dejar huecos.
- Fecha de emisión: la fecha en que emites la factura. Debe coincidir con el trimestre fiscal correspondiente.
- Descripción de los trabajos: detallada. "Reforma" no vale. "Reforma completa de baño en C/ Gran Vía 42, 3ºB: demolición, fontanería, electricidad, alicatado, instalación de sanitarios Roca Victoria y mampara" sí vale.
- Base imponible: el importe antes de impuestos, desglosado por partidas si es posible.
- Tipo de IVA y cuota: 10 % o 21 % según corresponda (lo explicamos abajo).
- Retención de IRPF: si aplica (también lo explicamos abajo).
- Total a pagar: base + IVA - IRPF (si hay retención).
- Forma de pago: transferencia, efectivo (con límites legales) o domiciliación. Si es transferencia, incluye tu IBAN.
Parece mucho, pero una vez tienes la plantilla, rellenarla lleva 5 minutos. El problema es no tenerla.
IVA en reformas: ¿10 % o 21 %?
Esta es la pregunta que más quebraderos de cabeza da. Y la que más errores genera. El tipo de IVA depende de tres condiciones que deben cumplirse todas a la vez.
Aplicas IVA reducido del 10 % si:
- La vivienda es de uso particular (no un local comercial, no una oficina).
- La vivienda tiene más de 2 años de antigüedad.
- El coste de los materiales que aportas no supera el 40 % del total de la factura. Es decir, la mayor parte del valor es tu mano de obra.
Aplicas IVA general del 21 % si:
- Es un local comercial u oficina.
- Es obra nueva o vivienda con menos de 2 años.
- Los materiales que tú aportas superan el 40 % del total.
- El cliente es una empresa o profesional que te subcontrata.
Ejemplo práctico: Reforma de baño en piso de 1998, particular. Tu factura es de 7.800 €. Los materiales que tú aportas cuestan 2.800 € (36 % del total). Cumples las tres condiciones → IVA al 10 %.
Contraejemplo: El mismo baño, pero el cliente quiere que le instales una bañera de hidromasaje de 4.500 € que tú compras. Ahora los materiales son el 58 % del total → IVA al 21 %. Truco: si el cliente compra directamente el material caro, no cuenta en tu factura y puedes mantener el 10 %.
Consulta los trámites y permisos que necesitas además de la factura para tener toda la documentación en regla.
IRPF: cuándo retener y cuándo no
Esto es más simple de lo que parece, pero genera mucha confusión.
Si facturas a una empresa o profesional (otro autónomo, una constructora, un administrador de fincas): tu factura debe incluir una retención de IRPF del 15 % sobre la base imponible. Si eres autónomo desde hace menos de 2 años, la retención baja al 7 %.
Si facturas a un particular (el dueño del piso que reformas): sin retención. El particular no tiene obligación de retener ni de declarar tu factura.
Ejemplo: reforma de baño, base imponible 7.800 €.
- A particular: 7.800 € + 780 € (IVA 10 %) = 8.580 € total.
- A empresa: 7.800 € + 780 € (IVA 10 %) - 1.170 € (IRPF 15 %) = 7.410 € total. La empresa ingresa los 1.170 € a Hacienda por ti como anticipo de tu IRPF anual.
Calcula tu precio neto con la tabla de precios de mano de obra actualizada a 2026 para asegurar que tu factura cubre tus costes reales.
El error más caro: no facturar
Vamos a ser directos. Si estás haciendo obras sin facturar, estás jugando a la ruleta rusa fiscal. Y la bala llega.
Multas de Hacienda
La sanción mínima por no emitir factura es del 1 % del importe no facturado, con un mínimo de 300 €. Si Hacienda detecta un patrón (varias obras sin facturar), la sanción sube al 150 % de la cuota defraudada. Para una obra de 10.000 € sin facturar, hablamos de 3.150 € de multa más los intereses de demora. Y eso si no lo califican como delito fiscal (> 120.000 €).
No poder reclamar impagos
Sin factura no hay prueba de deuda. Si el cliente no te paga y no tienes factura, no puedes reclamar judicialmente. Es tu palabra contra la suya. Con factura, tienes un documento legal que te permite reclamar en un monitorio en 15 días.
No poder deducir IVA soportado
Si no facturas, no puedes declarar IVA. Si no declaras IVA, no puedes deducirte el IVA de los materiales que compras, ni del combustible, ni de las herramientas, ni del teléfono. Estás pagando un 21 % más por todo sin poder recuperarlo. En un año, eso son miles de euros que tiras a la basura.
Compara con las guías de precios actualizadas para asegurar que tus facturas reflejan precios de mercado y no levantan sospechas ante inspección.
Cómo organizar tu facturación sin perder la cabeza
No necesitas un gestor desde el día uno (aunque ayuda). Pero sí necesitas un sistema. Estos son los mínimos:
- Numeración correlativa: 2026-001, 2026-002, 2026-003... Sin saltos. Si anulas una factura, emite una rectificativa, no borres la original.
- Carpeta trimestral: guarda todas las facturas emitidas y recibidas por trimestre. Las necesitas para el modelo 303 (IVA) y el 130 (IRPF).
- Plazo de emisión: la factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente a la finalización del trabajo. No dejes que se acumulen.
- Conservación: estás obligado a guardar las facturas durante 4 años (plazo de prescripción fiscal). Digital o papel, pero accesibles.
Si haces más de 10 facturas al mes, invierte en un programa de facturación. Los hay desde 15 €/mes y te ahorran horas de gestión y errores que cuestan mucho más.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar sin ser autónomo?
Técnicamente no. Si realizas una actividad económica habitual (y hacer reformas lo es), debes estar dado de alta como autónomo en la Seguridad Social y en Hacienda (modelo 036/037). La excepción teórica es si los ingresos no superan el SMI y la actividad no es habitual, pero Hacienda interpreta "habitual" de forma muy amplia. Si haces más de una obra al trimestre, date de alta. Las consecuencias de que te pillen son mucho peores que la cuota de autónomo.
¿Puedo hacer facturas a mano?
Sí, legalmente puedes emitir facturas manuscritas siempre que contengan todos los datos obligatorios. Pero en la práctica es un desastre: errores de numeración, cálculos de IVA incorrectos, duplicados, pérdida de copias. Una plantilla en Excel o Word es el mínimo. Un programa de facturación online es lo ideal: genera las facturas, calcula los impuestos, las almacena y te avisa de los plazos trimestrales.
¿Qué pasa si me equivoco en una factura?
Nunca borres ni destruyas una factura emitida. Si te has equivocado, emite una factura rectificativa que haga referencia a la original ("Rectifica la factura 2026-023") y detalle la corrección. Si es un error de IVA, corrige el IVA en la rectificativa. Si es un error de importe, anula y reemite. Hacienda acepta errores — lo que no acepta son facturas que desaparecen.
¿Puedo cobrar parte en efectivo?
Sí, pero con límites. Desde 2024, el límite de pago en efectivo es de 1.000 € cuando una de las partes es profesional (tú, como autónomo). Si la reforma cuesta 7.800 €, puedes cobrar hasta 1.000 € en efectivo y el resto por transferencia. Superar el límite conlleva una sanción del 25 % del importe pagado en efectivo. Además, los pagos en efectivo no dejan rastro, lo que dificulta demostrar el cobro si hay impago.
¿Tengo que hacer factura si el cliente no me la pide?
Sí, siempre. La obligación de facturar no depende de que el cliente la pida. Como autónomo, estás obligado a emitir factura por cada operación que realices, la pida o no. La única excepción parcial son los tickets simplificados (para importes menores de 400 €), pero incluso en ese caso necesitas registrar la operación. No emitir factura es una infracción tributaria, independientemente de lo que diga el cliente.